BEMA 3-XX1-K02 - ILS - Note 1

Situationsbeschreibung zu den Aufgaben 1–8

Die InTec AG ist ein Unternehmen, das Klimageräte herstellt und weltweit vertreibt. Die Verwaltung und die Produktion sind in einem Gebäudekomplex. Standort ist Aachen. Das Unternehmen hat 270 Mitarbeiter in der Produktion und 140 Mitarbeiter in der Verwaltung. Das Unternehmen wird gleichberechtigt vom Vorstand Verwaltung und vom Vorstand Produktion geleitet. Zur Verwaltung gehören die Abteilungen Beschaffungslogistik, Marketing, Rechnungswesen/Controlling, Organisation und Personal. Der Produktionsbereich umfasst die Abteilungen Forschung/Entwicklung, Fertigung, Produktionslogistik, Qualitätsmanagement und technischer Kundendienst. Zurzeit werden 12 Auszubildende in der Verwaltung in den Berufen Industriekaufmann/frau und Bürokaufmann/frau ausgebildet. Im Produktionsbereich sind die Ausbildungsberufe Mechatroniker/in, Anlagenmechaniker/in und Fachinformatiker/in mit aktuell 9 Personen vertreten. Die Zahl der Auszubildenden ist schon seit Jahren rückläufig.
Der Vorstand ist mit dem Ausbildungsstand und mit der Entwicklung der Anzahl von Ausbildungsverträgen im Hinblick auf die Zukunftsaufgaben nicht zufrieden. Außerdem hat die Controllingabteilung darauf hingewiesen, dass die Weiterbildungsquote nur bei etwa 11 % liegt, d.h. nur 11 % der Mitarbeiter nahmen im vergangenen Jahr an Weiterbildungsmaßnahmen teil.
Wegen dieser Situation will der Vorstand eine Projektgruppe einrichten, die auf der Basis der bestehenden Aus- und Weiterbildungsangebote im und außerhalb des Unternehmens die Möglichkeiten des Ausbaus dieser Angebote analysiert. Des Weiteren soll die Projektgruppe Vorschläge die Installation einer Stababteilung „Aus- und Weiterbildung“ ausarbeiten. Diese Stabsabteilung soll durch die Zusammenarbeit mit den entsprechenden internen Beteiligten und mit externen Aus- und Weiterbildungsträgern eine effiziente und kontinuierliche Aus- und Weiterbildung gewährleisten.
Die Mitarbeiter der Projektgruppe werden von ihrer eigentlichen Tätigkeit zu 50 % freigestellt. Die Arbeit der Projektgruppe soll nach 6 Monaten abgeschlossen sein. Danach wird die Stabsstelle eingerichtet.

1. Aufgabe:
Um zu klären, ob ein Aus- und Weiterbildungssystems im Rahmen eines Projekts vorbereitet werden kann, überprüft der Vorstand für sich, ob die Merkmale zutreffen, die allgemein ein Projekt kennzeichnen.
Prüfen Sie, ob die folgenden Merkmale erfüllt sind.
Merkmale eines Projekts Erfüllt/nicht erfüllt
Im Voraus festgelegtes Ziel
Bestimmte Frist für die Zielerreichung
Meist hoher Kapitaleinsatz
Beschränkte Finanzmittel
Meist hoher Koordinationsaufwand (Vielzahl von Interessengruppen = Stakeholder)
Einsatz vielfältiger Ressourcen
Komplizierter Entscheidungsprozess
Gewisse Einmaligkeit des Vorhabens

2. Aufgabe:
Das Hauptziel ist vorgegeben: „Vorbereitung der Einrichtung einer Stabsabteilung Aus- und Weiterbildung“.
Bilden Sie zu diesem Hauptziel drei operationalisierte Unterziele für die Arbeit der Projektgruppe.

3. Aufgabe:
Die Unternehmensleitung hat 10 ausgewählte Mitarbeiter zu einem Meeting eingeladen, die für die Projektgruppe geeignet erscheinen. Aufgabe dieses Meetings ist die Suche nach Ideen für die Arbeit einer Projektgruppe „Aus- und Weiterbildung“. Die Ideenfindung soll durch geeignete Techniken unterstützt werden. Beschreiben Sie zwei geeignete Techniken und begründen Sie Ihre Auswahl.

4. Aufgabe:
Skizzieren Sie kurz das magische Dreieck der Projektorganisation. Geben Sie anhand der Situationsbeschreibung der InTec AG und des Projekts „Aus- und Weiterbildung“ drei konkrete Beispiele für Konflikte aus dem Spannungsfeld des magischen Dreiecks.

5. Aufgabe:
Beschreiben Sie für das Projekt „Aus- und Weiterbildung“ eine mögliche Projektorganisation.
1) Auftraggeber und Anwender des Projekts
2) Projektleiter (Aus welcher Abteilung sollte der Projektleiter kommen? Begründung!)
3) Projektteam (Zahl der Projektmitglieder. Welche Abteilungen sollten vertreten sein? Begründungen!)
4) Der Vorstand verlangt eine „reine Projektorganisation“.
a) Nennen Sie zwei Vorteile dieser Organisationsform.
b) Zeichnen Sie ein Organigramm der InTec AG, in dem die Projektorganisation enthalten ist.

6. Aufgabe:
Ein Mitarbeiter hat eine Nutzwerttabelle für die Bewertung von möglichen Seminarräumen erstellt. Leider hat er sie unvollständig vorgelegt:
a) Beschriften Sie die Spaltenköpfe in der Zeile 2.
b) Füllen Sie die leeren Felder mit Ihren Berechnungen aus und treffen Sie die Entscheidung für die Alternative A oder B.
c) Erläutern Sie allgemein, auf welchen Grundlagen die schon vorhandenen Zahlen gebildet worden sind.

7. Aufgabe:
Für die spätere Arbeit der Stabsabteilung „Aus- und Weiterbildung“ sind auch technische Einrichtungen für die Schulungsräume erforderlich. Die Projektgruppe hat die Aufgabe, für eine Ausschreibung der Fremdleistungen ein Lastenheft anzufertigen.
a) Welche grundsätzliche Aufgabe hat ein Lastenheft?
b) Nennen Sie fünf Punkte, die aus einem Lastenheft für die technische Ausstattung von Schulungsräumen hervorgehen sollte.

8. Aufgabe:
Das Projekt „Aus- und Weiterbildung“ soll nach sechs Monaten abgeschlossen sein.
Erläutern Sie auf maximal einer halben Seite, wie Sie als Projektleiter das Projekt abschließen würden.