1. Wie schätzen Sie allgemein ein Projekt zur Einführung eines Wissensmanagements ein? Ist es eher ein kurzes Projekt mit klarem Ziel und gut abnehmbarem Abschluss oder eher ein langes, sich über die Laufzeit veränderndes?
2. Welche Vorbereitungen sind zu treffen, bevor ein Wissensmanagement-Projekt gestartet werden sollte?
3. Was ist die fünf wichtigsten Dinge im Betrieb aus Sicht der Mitarbeitenden?
4. Warum ist es wichtig, dass auch der Projektassistent das Kick-Off-Meeting besucht?
5. Wie werden notwendige Bedingungen gesammelt?
6. Geben Sie zu folgenden Aufgaben an, welche Methode sie unterstützen kann:
Top-Management vorbereiten
Wissen identifizieren
Methoden auswählen
Projektplan erstellen
Projekt abnehmen
7. Der Chemiebetrieb Bana Chemie AG produziert seit 40 Jahren bananenbasierte Körperpflegemittel. Das Unternehmen wird geführt von einem Mitglied der Inhaberfamilie. Er wird es in 5 Jahren an seinen Sohn weitergeben. Es gibt eine Hierarchie über viele Stufen. Die Mitarbeiter sind weisungsabhängig und haben nur geringen Entscheidungsspielraum – sie halten ihr Wissen für ihr wichtigstes Mittel, um ihre Position zu halten. Vor fünf Jahren wurde ein Qualitätshandbuch erstellt, in dem alles Wichtige aufgeschrieben wurde. Es umfasst 50 Seiten und ca. 100 Ausdrucke von Regeln, die von der Geschäftsleitung inzwischen ergänzt worden sind. Ein Beratungsunternehmen hat nun vorgeschlagen, dass ein Wissensmanagement eingeführt werden soll. Das soll vor allem dazu dienen, den Kunden mehr aktuelle Information über die Produkte zu bieten, ohne dass alles mehrfach aufbereitet werden muss. Gleichzeitig soll es der Schulung der Händler dienen. Immer häufiger werden neue Produkte auf den Markt gebracht und die Schulungen kosten sehr viel Geld. Deshalb soll es nicht notwendig sein, die Mitarbeiter mit vielen Informationen zu versorgen. Es betrifft ja ohnehin nur die Externen – Kunden und Händler.
Das Beratungsunternehmen hat die Geschäftsleitung überzeugt, dass es am besten ist, wenn die IT-Abteilung zuerst die Software bereitstellt und dann alle Dokumente automatisch eingesammelt werden. Die Software bietet eine Versionsverwaltung, eine hervorragende Unterstützung, sobald mehrere Mitarbeitende an einem Dokument arbeiten, und andere Vorteile. Als der Betriebsrat das erfährt, gibt es sofort Ärger. Das Projekt wird zuerst ganz gestoppt. Aber der Vertrag mit dem Softwarehersteller ist einzuhalten. Also wird die Software implementiert und eine kurze Information an die Mitarbeitenden verteilt, dass sie bitte ihre Dokumente hochladen.
Ein Jahr später informiert sich der Geschäftsführer in der IT-Abteilung. Es sind 15 Dokumente in dem neuen System, 3 davon von den Administratoren zu Testzwecken hochgeladen, den Rest hat eine Praktikantin eingepflegt, die drei Wochen im Vertrieb tätig war. Der Ärger ist groß. Die Geschäftsleitung verklagt das Beratungsunternehmen.
a) Was wurde hier falsch gemacht? Denken Sie dabei auch an die Besonderheiten eines Wissensmanagement-Projekts.
b) Halten Sie ein Change Management für angebracht?
Begründen Sie Ihre Antwort ausführlich.
c) Was empfehlen Sie bezüglich des Softwareeinsatzes, um die Situation im zweiten Jahr zu ändern?
d) Suchen Sie mindestens drei Beschreibungen von Praxisbeispielen heraus, die Sie auf die Situation übertragen können. Nennen Sie auch solche, die Sie gefunden haben, die aber nichts beigetragen haben. Schreiben Sie eine Begründung, warum das Praxisbeispiel etwas zur Lösung des Problems beiträgt oder nicht. Geben Sie die Quellen der Praxisbeispiele an.
Solch eine Übersicht macht sich gut im Anhang eines Berichts zur Begründung für die Freigabe von Budgets oder Ähnlichem. Bauen Sie Ihre Übersicht so auf, dass sie dafür geeignet ist.
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