PRJ05F-XX3-A04 Note 1.0 - Fallstudienheft Führungsaspekte im Projektmanagement

1. Projektleitung und -führung in der Spanbusch Unternehmensberatung GmbH 7
1.1 Fallsituation 1: Grundlagen und Projektstart am Beispiel der Personalbeschaffung 7
1.1.1 Herr Dubenkropp ist von der Namensgebung des Projektes ganz begeistert. Er muss wegen der Schieflage in einem Projekt für die spanische Telefongesellschaft Communicados dringend nach Spanien reisen und bittet daher Frau Keiter darum, die weitere Planung des Projektes in die Hand zu nehmen und ihm, sofern die Projektplanung vorliegt, diese zuzusenden. Frau Keiter macht sich sofort an die Arbeit und gliedert die geplante Vorgehensweise des Projektes in einzelne Phasen. Können Sie ihr dabei helfen? Bitte schreiben Sie die (ideal-)typischen Projektphasen auf und erörtern Sie kurz, wie diese Phasen beim Projekt Eldorado aussehen bzw. aussehen könnten. 7
1.2 Fallsituation 2: Führung, Motivation und Kompetenz in Projekten 11
1.2.1 Aufgrund seines permanenten Zeitmangels und des immer noch arbeitsintensiven Projektes in Spanien übergibt Herr Dubenkropp die Verantwortung für das gesamte Projekt an Frau Keiter. Er bittet sie jedoch nachdrücklich, sofern Fragen oder Probleme auftauchen, sich unverzüglich mit ihm in Verbindung zu setzen. Er wünscht sich zudem, dass Frau Keiter ihre Vorgehensweise zeitlich konkretisiert und ihm jeden abgeschlossenen Teilschritt des Projektes – und welches Ergebnis dabei erzielt wurde – mitteilt. Welche Führungstechnik(en) setzt Herr Dubenkropp hier ein? Erörtern Sie bitte mit einigen Sätzen, wie Sie zu Ihrer Entscheidung kommen 11
1.2.2 Sie wissen, dass es für Führungskräfte wichtig ist, ihren Standpunkt von Zeit zu Zeit zu bestimmen. Um ihren Standpunkt und ihre Position bestimmen zu können, benötigen Führungskräfte Feedback. Welche Anspruchsgruppen können für ein umfassendes Feedback herangezogen werden? 12
1.2.3 Frau Keiter hat nun die Verantwortung für das Projekt Eldorado erhalten. Sie freut sich darüber, dass Herr Dubenkropp ihr die Projektplanung und Projektdurchführung anvertraut hat. Herr Dubenkropp hat ihr zudem in Aussicht gestellt, dass er ihr, wenn dieses Projekt zu seiner Zufriedenheit abgeschlossen wird, weitere Aufgaben geben wird, die sie eigenständig bearbeiten bzw. lösen kann. Frau Keiter weiß, dass sie, wenn sie sich „ihre Sporen verdient hat“, in die nächsthöhere Gehaltsklasse eingestuft wird. Als sie abends nach Hause kommt, berichtet sie ihrem Mann stolz von der neuen Aufgabe und auch davon, dass sie ein wenig Respekt davor hat, dieses Projekt ohne Beanstandung ihres Chefs zum Erfolg zu bringen. Bitte beschreiben Sie die Leistungsmotivation von Frau Keiter anhand des Modells der Leistungsmotivation nach Heckhausen. 13
1.2.4 Herr Dubenkropp hat Frau Keiter grünes Licht für die von ihr vorgeschlagene Vorgehensweise gegeben und auch den Zeitplan akzeptiert. Frau Keiter widmet sich nun intensiv der Projektdurchführung. Nachdem sie die Adressen der infrage kommenden Kandidaten ermittelt hat, wurden diese angeschrieben und zu Bewerbungsgesprächen eingeladen. In Ermangelung der Anwesenheit ihres noch immer in Spanien weilenden Chefs nimmt Frau Keiter mit den weiteren Mitgliedern der Geschäftsleitung die Bewerbungstermine wahr. Um die Kandidaten bewerten zu können, hat sie einen Kriterienkatalog entwickelt, der von allen seitens der Unternehmensberatung Spanbusch an dem Bewerbungsgespräch beteiligten Personen ausgefüllt wurde. Bei der Entwicklung geeigneter Kriterien hat sich Frau Keiter an den Schlüsselqualifikationen für Führungskräfte orientiert. Welche Kriterien werden als Schlüsselqualifikationen für Führungskräfte bezeichnet? Welche zwei grundsätzlichen Kompetenzen sind für eine mittlere Führungskraft besonders relevant? 14
1.3 Fallsituation 3: Mitarbeiterentwicklung und Problemvermeidung in Projekten 15
1.3.1 Die Analyse der Bewertungen aller Kandidaten führt zu einem klaren Ergebnis. Nur ein Kandidat hat bei fast allen Kriterien die Bestnote erreicht. Frau Keiter setzt sich daraufhin mit Herrn Dubenkropp in Verbindung, um die weitere Vorgehensweise zu besprechen. Herr Dubenkropp lässt sich die einzelnen Bewertungen der drei besten Kandidaten vorlesen und entscheidet sich anschließend für den Top-Kandidaten. Er bittet Frau Keiter darum, diesem Bewerber den Anstellungsvertrag zuzusenden und die weiteren Formalitäten bis hin zur Planung des ersten Arbeitstages in die Wege zu leiten und zu steuern. Daraufhin setzt sich Frau Keiter mit Herrn Poeschl in Verbindung, der bei der Unternehmensberatung Spanbusch die Personalangelegenheiten regelt. Herr Poeschl ist ziemlich ungehalten darüber, dass er erst jetzt über die Personalbeschaffung des neuen Mitarbeiters informiert wird. Weder die Geschäftsleitung noch Herr Dubenkropp oder Frau Keiter hatten ihn darüber Informiert, dass ein neuer Mitarbeiter eingestellt werden soll. Herr Poeschl verweist auf seinen Arbeitsvertrag und die hierin enthaltene Stellenbeschreibung, die klar alle Maßnahmen der Mitarbeiterentwicklung beinhaltet. Welche sechs Maßnahmen würden Sie wählen, wenn Sie einen ganzheitlichen Ansatz bei der Mitarbeiterentwicklung umsetzen würden? 15
1.3.2 Frau Keiter erklärt Herrn Poeschl ihre Vorgehensweise und den aktuellen Stand der Aktivitäten. Sie kann verstehen, dass Herrn Poeschl ungehalten ist, und entschuldigt sich bei ihm. Sie verweist darauf, dass sie, da sie erst seit 2 Monaten im Unternehmen sei, noch nicht wusste, dass diese Aufgaben in seinen Arbeitsbereich fallen. Herr Poeschl räumt daraufhin ein, dass er etwas grob reagiert habe. Er sei im Moment aufgrund der hohen Arbeitsbelastung sehr angespannt und hätte Frau Keiter eigentlich schon bei ihrem Arbeitsbeginn über seine Funktion aufklären sollen. Eigentlich sei es sein Fehler gewesen und im Grunde sei er ganz froh, dass Frau Keiter ihm die Arbeit abgenommen habe. Beide vereinbaren, dass sie sich in vergleichbaren Situationen miteinander abstimmen, wer welche Aufgaben übernimmt. Herr Poeschl lobt zudem die reibungslose Abwicklung der Aktivitäten und die Professionelle Vorgehensweise von Frau Keiter. Er verspricht, dass er den Arbeitsvertrag innerhalb der nächsten zwei Tage dem Bewerber zusendet. Welche Punkte sollten grundsätzlich bei einer gemeinsamen Problemlösung berücksichtigt werden? 16
2. Projektführung bei der Telesales Handelsgesellschaft mbH 17
2.1 Fallsituation 1: Die Analyse der Projektprobleme bei der Telesales Handelsgesellschaft mbH 17
2.1.1 Herr Schmulze präsentiert Ihnen stolz, dass er sich schon mit dem Thema Projekterfolg bzw. -misserfolg beschäftigt hat, und legt Ihnen die folgende Grafik vor. Aufgrund dieser Erkenntnisse hat er sehr klar und deutlich die Ziele und Anforderungen an sein Projektteam formuliert und auch die weiteren Punkte wie Projektmethodik und -technik usw. so gut wie möglich berücksichtigt. Dennoch sind das Klima im Projektteam und auch die Projektergebnisse nicht so, wie Herr Schmulze sich dies vorstellt. Können Sie Herrn Schmulze erklären, woran dies liegen könnte? 18
2.2 Fallsituation 2: Erfolgreiche Teams 19
2.2.1 Diskutieren Sie den diesem Artikel zugrunde liegenden Ansatz. Ist dieser Ansatz als Rezept für erfolgreiche Teams ausreichend? 19
2.2.2 Unmittelbar nach dem ersten auf Ihre Besprechung mit Herrn Schmulze folgenden Jour fixe meldet sich dieser telefonisch bei Ihnen und berichtet voller Stolz und Freude, dass sich das Projektklima schon in dem ersten Meeting nach dem Gespräch mit Ihnen deutlich verbessert habe. Er habe in dem Jour fixe seine bisher gemachten Fehler konkret angesprochen und mit den Teammitgliedern neue Strukturen erarbeitet. Herr Schmulze bedankte sich herzlich für den Tipp, hat jedoch noch eine Frage. Während des Meetings sei die Entscheidung zu treffen gewesen, ob die bisherigen Ergebnisse dem Vorstand präsentiert werden sollten. Früher hätte er diese Entscheidung alleine getroffen. Er wolle jedoch noch stärker das Team in die Projektprozesse integrieren und wisse nicht, welche Entscheidungsprozesse hier angemessen seien bzw. welche Möglichkeiten, Entscheidungen in der Gruppe zu treffen, angemessen seien. Welche vier grundsätzlichen Möglichkeiten gibt es, um Entscheidungen in der Projektgruppe zu erhalten? 20
2.2.3 Herr Schmulze möchte auf jeden Fall die Zustimmung aller Teammitglieder, um einstimmig die Entscheidung pro oder kontra Zwischenpräsentation der bisher erarbeiteten Ergebnisse zu treffen. Er möchte von Ihnen wissen, ob es ein Prozedere gibt, wie die Zustimmung aller Teammitglieder herbeigeführt werden kann. Kennen Sie einen Weg, um dies zu erreichen? Bitte beschreiben Sie die acht Stufen, wie Herr Schmulze eine einvernehmliche Entscheidung aller Teammitglieder erreichen kann. 21
2.3 Fallsituation 3: Unruhe im Projektteam 23
2.3.1 Stellen Sie bitte dar, welche Kompetenzbereiche für welche Führungsebenen von welcher Bedeutung sind. Verwenden Sie hierzu das vorgegebene Schema. 23
2.3.2 Zur Messung der Qualität der Führungskräfte müssen Sie sich ausführliche Informationen über den Ist-Zustand beschaffen. Welche Methoden der Informationsbeschaffung (Instrumente) wählen Sie aus, um den aktuellen Stand der Qualität der Führungskräfte zu erheben? Erörtern Sie nachfolgend zwei Möglichkeiten, wie bzw. mit welchen Hilfsmitteln Sie den Ist-Stand erheben und messen möchten. 24
2.3.3 Eines Tages kommt Frau Sessner, ein Mitglied des Projektteams von Herrn Schmulze, zu Ihnen. Frau Sessner erzählt Ihnen, sie hätte erfahren, dass Sie mit Herrn Schmulze ein Gespräch geführt hätten. Daraufhin sei schon einiges am Führungsstil von Herrn Schmulze besser geworden. Es sei allerdings immer noch einiges zu tun. Auf Ihre Frage, worauf sie sich beziehe, erzählt Ihnen Frau Sessner, dass das ganze Team sich darüber beschwert habe, dass Herr Schmulze die erarbeiteten Ergebnisse des Projektteams immer als seine eigenen verkaufe. Er stelle sich nicht hinter das Projektteam und befähige es, sondern benutze es als Plattform, um sich selber ins rechte Licht zu rücken und vor dem Vorstand zu glänzen. Alles, was das Projektteam oder auch einzelne Teammitglieder produzierten, entspräche nicht dem Anspruch von Herrn Schmulze. Immer hätte er etwas daran auszusetzen und sei mit den Ergebnissen unzufrieden. Man wisse schon nicht mehr, wie man die erteilten Aufgaben richtig lösen solle, um den Anforderungen von Herrn Schmulze Genüge zu leisten. Sie nehmen die Vorwürfe von Frau Sessner ernst und versichern ihr, mit Herrn Schmulze darüber zu sprechen. Frau Sessner bittet Sie daraufhin, das Gespräch vertraulich zu halten und ihren Namen nicht zu nennen, da sie Angst davor hat, dass Herr Schmulze sie für ihre Äußerungen bestrafen wird. Sie bedauern dies zwar sehr, sichern Frau Sessner jedoch Vertraulichkeit zu. Anschließend nehmen Sie sich kurz Zeit und lassen sich das Gespräch mit Frau Sessner noch einmal durch den Kopf gehen. Welche Eigenschaft fehlt Herrn Schmulze aufgrund der Aussage von Frau Sessner, die seinen Projekterfolg und die Teammitarbeit wesentlich beeinträchtigt? Bitte nennen Sie das Bedürfnis der Gruppe bzw. der Einzelperson, welches Herr Schmulze laut Aussage von Frau Sessner nicht oder nicht ausreichend berücksichtigt. 25
2.3.4 Herr Schmulze berücksichtigt bestimmte Grundbedürfnisse seines Projektteams bzw. seiner Projektteammitglieder nicht in ausreichender Form. Bitte ordnen Sie dieses Bedürfnis in die Bedürfnispyramide von Maslow ein. Zeichnen Sie die Bedürfnispyramide von Maslow und kennzeichnen Sie das konkrete Bedürfnis und die konkrete Bedürfnisebene, die Herr Schulze laut Aussage von Frau Sessner nicht berücksichtigt. 27
3. Die Empirium Gesellschaft für Motivationsberatung und Führungsverbesserung mbH 28
3.1 Fallsituation 1: Motivation und Führung – Messung der Motivation 28
3.1.1 Sind die hier genannten Angaben Ihrer Meinung nach das Ergebnis einer fehlenden Motivation der Mitarbeiter? Welche Faktoren sind ggf. hierfür die Ursache? Bitte erörtern und begründen Sie Ihre Ansicht. 28
3.1.2 Die Messung des Krankenstandes ist eine der Möglichkeiten, die Motivation eines Unternehmens zu messen. Aber gibt es darüber hinaus noch weitere Möglichkeiten? Welche weiteren Instrumente können Sie zur Messung der Motivation heranziehen, um ein fundiertes Bild von der Motivationslage in einem Unternehmen oder einer Abteilung zu erhalten? 30
3.1.3 In einer von Ihnen durchgeführten Problemanalyse kommen folgende aufschlussreiche Ergebnisse zutage. Bitte schreiben Sie einen kurzen Bericht, welche Gründe wesentlich für die fehlende Motivation der Abteilung Softwareentwicklung sind. Konzentrieren Sie sich dabei bitte auf die Gründe bzw. auf die übergeordneten Motive, die wesentlichen Anteil an der fehlenden Motivation haben. 31
3.1.4 Frau Schmidt-Barum räumt ein, dass die Wünsche und Bedürfnisse der Mitarbeiter der Abteilung Softwareentwicklung von deren Leiter, Herrn Ponderosa, möglicherweise nicht richtig erkannt und berücksichtigt werden. Sie ergänzen, dass aufgrund der Befragungsergebnisse auch die Kompetenz des Abteilungsleiters verbessert werden müsse, um die Motivation der Abteilung zu erhöhen. Welche der Ihnen bekannten Kompetenzen sind bei dem Abteilungsleiter der Softwareentwicklung schwerpunktmäßig zu verbessern? Bitte nennen Sie die zwei wesentlichen Kompetenzen, die entwickelt werden sollten. 32
3.2 Fallsituation 2: Maßnahmen zur Verbesserung der Motivation 33
3.2.1 Sie schlagen Frau Schmidt-Barum vor, dass Herr Ponderosa geschult wird, damit sich sein Führungsverhalten und somit auch die Motivation der Mitarbeiter verbessern. Sie schlagen weiterhin vor, dass Frau Schmidt-Barum vorab mit Herrn Ponderosa ein Personalgespräch führt, um ihn über die aktuellen Umfrageergebnisse zu informieren und ihm das Angebot einer Schulung zu unterbreiten. Zudem sollte bei diesem Gespräch der Fachvorgesetzte dabei sein, um die Kompetenzziele mit in die persönlichen Zielvereinbarungen aufzunehmen bzw. eine konkrete Zielvereinbarung zu erstellen. Frau Schmidt-Barum stimmt der von Ihnen vorgeschlagenen Vorgehensweise zu und bittet Sie um Unterstützung bei der Erstellung der Zielvereinbarungen. Welche Grundsätze sind bei der Erstellung von Zielvereinbarungen zu berücksichtigen? 33
3.2.2 In der Arbeitssitzung vor dem Mitarbeitergespräch mit Frau Schmidt-Barum und dem Fachvorgesetzten von Herrn Ponderosa kommen Sie mit den Beteiligten zu dem Schluss, dass zwei konkrete Ziele auf jeden Fall in die Zielvereinbarung aufgenommen werden sollten. Welche Ziele sollten in der Zielvereinbarung von Herrn Ponderosa zu finden sein? Bitte nennen Sie die Ziele so konkret wie möglich. 34
3.2.3 Bei Ihrem nächsten Besuch bringen Sie Frau Schmidt-Barum einen Artikel mit, der sich mit dem Thema Motivation beschäftigt. Sie schlagen ihr vor, die Erkenntnisse dieses Artikels auf die konkreten Probleme mit Herrn Ponderosa anzuwenden. Wie können die Erkenntnisse dieses Artikels auf Herrn Ponderosa angewendet werden? Bitte erörtern Sie Ihre Entscheidung ausführlich. 35
4. Die Sonora AG 36
4.1 Fallsituation 1: Kommunikationsprobleme in Projekten 36
4.1.1 Woraus resultieren die Kommunikationsprobleme von Frau Szabo und Herrn Müller? Bitte erörtern Sie, welche Ursachen dieses Kommunikationsproblem haben könnte, und beschreiben Sie Ihre Hypothese(n) ausführlich. 36
4.1.2 Eines der wesentlichen Konzepte der Metakommunikation zur Analyse und Lösung von Kommunikationsproblemen ist das „Modell der menschlichen Kommunikation“ nach Schulz von Thun. Dieses beschreibt das Grundmodell der Kommunikation und die 4 Ebenen bzw. Seiten des Nachrichtenaustausches. Bitte stellen Sie das „Modell der menschlichen Kommunikation“ nach Schulz von Thun grafisch dar. 37
4.1.3 Bei einem gemeinsamen Meeting bittet Herr Proffer seine Mitarbeiter, sich die bisherige konfliktbeladene Kommunikation aus einer höheren Sicht bzw. von einer höheren Warte aus anzuschauen. Bitte bezeichnen Sie, welche Kommunikations- bzw. Nachrichtenebene Herr Proffer mit seinen jeweiligen Sätzen anspricht. 38
4.2 Fallsituation 2: Fähigkeiten und Kompetenzen, die zum Projekterfolg beitragen 39
4.2.1 Frau Szabo spricht am Abend mit ihrer Freundin aus der Abteilung Vertrieb über das aktuelle Problem und dass Herr Proffer dieses gemeinsam mit ihr und Herr Müller gelöst habe. In der Stimme von Frau Szabo schwingt Bewunderung für ihren Chef mit. Auf Nachfrage ihrer Freundin, was sie denn genau an Herrn Proffer schätze, teilt Frau Szabo ihr mit, dass sie besonders seine Fähigkeit bewundere, wie er sowohl mit seinen eigenen Emotionen umgehe als auch mit den Emotionen seiner Mitarbeiter. Besonders außergewöhnlich sei zudem, mit welchem Feingefühl er die Emotionen seiner Mitarbeiter erkennen und sich in sie hineinfühlen könne. Diese Art von Intelligenz sei bewundernswert. Wie nennt sich diese Intelligenz und welche Fähigkeiten werden darunter subsumiert? 39