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Die Bergsport GmbH mit Sitz im Allgäu ist Hersteller von Outdoor-Funktionsbekleidung. Sie arbeiten für dieses Unternehmen im Bereich Event-Projektorganisation. Die Bergsport GmbH ist für ihre erfolgreich durchgeführten Veranstaltungen, die sie für Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiter sowie für die ortsansässige Bevölkerung durchführt, bekannt und beliebt. Nun steht ein nächstes Projekt an: Ein „Tag der offenen Tür“ für die oben genannten Zielgruppen.

1. Aufgabe:
An einem „Tag der offenen Tür“ sind mehrere Akteure beteiligt, die dasselbe Ziel verfolgen. Um entsprechend professionell arbeiten zu können, muss ein Briefing erfolgen. Diese Aufgabe fällt Ihnen zu. Welche Punkte muss dieses Briefing unbedingt enthalten? Nennen Sie bitte 8 Punkte und führen Sie diese kurz aus.
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<Pkt.>/16 Pkt.
2. Aufgabe:
Bei einer gemeinsamen Marketing-Besprechung werden erste Ideen für den „Tag der offenen Tür“ gesammelt. Sie werden damit beauftragt, im Nachgang dieser Besprechung einen ersten Vorschlag für einen Eventablaufplan zu erstellen.
Folgende Rahmenbedingungen sind dabei zu beachten:
Beginn der Veranstaltung: 11:00 Uhr, Ende der Veranstaltung: 20:00 Uhr.
Folgende Komponenten sollten Sie in das Programm einarbeiten:
Produktpräsentation: Neue Skibekleidung aus nachhaltigen Materialien.
Musikband: Die „Oberallgäuer Bigband“, Showzauberer: „Magic Karl“.
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<Pkt.>/18 Pkt.
3. Aufgabe:
Erstellen Sie ein Budget (Sollkosten/geschätzte Kosten) für den „Tag der offenen Tür“ und berücksichtigen Sie folgende Komponenten: Veranstaltungsort, Catering, Werbung, Rahmenprogramm. Welche Komponente könnte ein Sponsor übernehmen? Begründen Sie die Vorteile des Sponsors.
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<Pkt.>/20 Pkt.
4. Aufgabe:
Erstellen Sie eine kurze Pressemitteilung, die sie der lokalen Presse per E-Mail zukommen lassen möchten. Gehen Sie dabei nach dem 7-W-Prinzip vor und arbeiten Sie die Komponenten des Eventablaufplans ein.
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<Pkt.>/15 Pkt.
5. Aufgabe:
Während der Veranstaltung beschwert sich ein sehr guter Kunde bei Ihnen, dass er zu lange an einem Imbissstand anstehen musste und ist ziemlich aufgebracht. Wie reagieren Sie auf diese spezielle Beschwerde und welche Erkenntnisse ziehen Sie daraus für zukünftige Veranstaltungen?
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<Pkt.>/10 Pkt.
6. Aufgabe:
Formulieren Sie vier Fragestellungen in Bezug auf Teilnehmer, Medien und Budget, die sich das Projektteam im Rahmen einer Nachbesprechung stellen sollte.
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<Pkt.>/12 Pkt.
7. Aufgabe:
Formulieren Sie drei Fragestellungen, die sich das Unternehmen bzw. Projetteam im Rahmen einer Erfolgskontrolle stellen sollte.