1. Ein reibungsloser Informationsfluss ist die Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten in einem Unternehmen.“
Wie sieht der Informationsfluss in einem modernen Büro aus? Beschreiben Sie einzelne, aufeinanderfolgende Abschnitte dieses Prozesses. Finden Sie Beispiele für die einzelnen Schritte der Informationsverarbeitung.
2. Welchen Stellenwert nimmt die Geschäftskorrespondenz in diesem Informationsfluss ein und wie kann sie ihrer Bedeutung gerecht werden? Entscheiden Sie, welche der folgenden Kriterien dem Wesen eines modernen kaufmännischen Schriftverkehrs entgegenkommen. Begründen Sie Ihre Zustimmung oder Ablehnung; denken Sie dabei an die Konsequenzen, die die jeweilige Anforderung haben könnte. Schreiben Sie zu jeder Aussage eine kurze Erläuterung.
a) Die Korrespondenz ist ein (schriftlicher) Informationsaustausch zwischen Menschen. Sie übermittelt Botschaften und persönliche Eindrücke.
b) Die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens ist ein wesentlicher Kostenfaktor, der unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten mit möglichst geringem Aufwand zu betreiben ist. Standardvordrucke sind aus diesem Grund bevorzugt zu verwenden.
c) Ein schön gestalteter, ansprechend formulierter Geschäftsbrief ist ein wirkungsvolles Aushängeschild des Unternehmens.
d) Jedes Schriftstück kann in Streitfällen als Beweismittel dienen. Eine korrekte Geschäftskorrespondenz verlangt daher gründliche Sachkenntnisse und klare, eindeutige Ausdrucksweise.
e) Es kommt im kaufmännischen Schriftverkehr hauptsächlich auf die Sachbezüge an; die äußere Form ist nebensächlich, ja sogar störend, weil sie von der eigentlichen Sache ablenkt.
3. Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller per Mausklick in die weite Welt verschickt. Das bringt Vorteile, birgt aber auch Risiken in sich. Nennen Sie jeweils drei Vorzüge der elektronischen Post und drei Nachteile im Sinne einer korrekten Geschäftskorrespondenz.
4. Versetzen Sie sich in die Situation, wie sie in der Einleitung zu diesem Lernheft beschrieben wurde: Sie sitzen im Büro, sind zuständig für die eingehende Post und erhalten die merkwürde E-Mail eines gewissen „Kaminski“:
Von: jkr@aol.com
An: KMC Corporation
Betreff: Software
Hi,
brauche dringend neue Buchhaltungs-Software. Lieferung 274 von 04-07 ist defekt, werde die Rechnung nicht zahlen, bis Ersatz da ist.
MfG
Kaminski
Sie können mit dieser E-Mail wenig anfangen; kennen „Kaminski“ nicht, wissen nicht, was er oder sie eigentlich will oder für wen diese Information überhaupt bestimmt ist. Vielleicht sogar ein Irrläufer? Das einzige, was Sie wissen ist: Die Firma, für die Sie arbeiten, heißt KMC Corporation und stellt tatsächlich Software für die Buchhaltung her und vertreibt sie auch.
Schreiben Sie eine E-Mail an „Kaminiski“ zurück; versuchen Sie der Sache auf den Grund zu gehen. Schreiben Sie die E-Mail unter Berücksichtigung der allgemeinen Gestaltungsgrundsätze von DIN 5008.
[Ein technischer Hinweis: Sie können diese E-Mail natürlich nicht wirklich über das Datennetz verschicken, denn die oder der „Kaminski“ in unserem Fall existiert nur in der Vorstellung. Es geht bei dieser Aufgabe darum, den Inhalt und die Form eines E-Mail-Textes richtig umzusetzen.]
5. Sie erhalten eine handschriftlich geschriebene Textvorlage, die Sie in einen einwandfreien Geschäftsbrief übernehmen sollen. Leider strotzt der Text voller Fehler. Diese müssen Sie natürlich korrigieren. Tun Sie es! Schreiben Sie den Brieftext im Original entsprechend der neuen deutschen Rechtschreibung und unter Berücksichtigung der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008). Sie dürfen gerne einen Rechtschreib-Duden zuhilfe nehmen.
Betr.: Ihre Bestellung über Pendellleuchten
Sehr geherte Damen und Herren!
Über ihre Bestellung haben wir uns gefreut. Wir danken ihnen für Ihren Auftrag. In den nächsten Tagen, voraussichtlich über Morgen nachmittag, erhalten sie: 20 Pendelleuchten #550, 147.50 Euro je Stück = 2950.00 Euro; 20 Pendelleuchten #680, 75.00 Euro je Stück = 1500.00 Euro
Unser Lkw liefert Ihnen diese Leuchten freihaus.
Wir versichern Ihnen, das wir ihren Auftrag sorgfältig und gewißenhaft ausführen.
Mit freundlichen Grüssen
Lampenfabrik
Glühwürmchen & Co.
6. Nehmen Sie bitte ein leeres Blatt Papier im DIN A4-Format zur Hand. Schreiben Sie einen normgerechten Brief, der den Anforderungen einer modernen Geschäftskorrespondenz entspricht. Verwenden Sie bitte die neue deutsche Rechtschreibung. Beachten Sie dabei ebenfalls:
a) die korrekte Einteilung eines Briefbogens DIN A4 (nach DIN 676) sowie
b) die in DIN 5008 festgelegten Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.
Folgender Sachverhalt sei vorgegeben: Sie schreiben im Auftrag der Firma „Immobilien Haus & mehr“, deren Büroangestellte(r) Sie sind. Der Brief geht an neue Kunden, Prof. Dr. Hans Kronbauer und seine Ehefrau Veronika, Zeppelinstr. 7, in 50667 Köln, die sich für ein Grundstück in Frankenhausen interessieren. Sie teilen die wichtigsten Informationen mit (Größe des Grundstücks 400 qm; unbebaut; Hanglage, Grundstückspreis: 37.500,00 EUR) und fügen dem
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