KOR01-XX2-K21 Note 1

1. Ein reibungsloser Informationsfluss ist die Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten in einem Unternehmen.“
Wie sieht der Informationsfluss in einem modernen Büro aus? Beschreiben Sie einzelne, aufeinanderfolgende Abschnitte dieses Prozesses. Finden Sie Beispiele für die einzelnen Schritte der Informationsverarbeitung.
2. Welchen Stellenwert nimmt die Geschäftskorrespondenz in diesem Informationsfluss ein und wie kann sie ihrer Bedeutung gerecht werden? Entscheiden Sie, welche der folgenden Kriterien dem Wesen eines modernen kaufmännischen Schriftverkehrs entgegenkommen. Begründen Sie Ihre Zustimmung oder Ablehnung; denken Sie dabei an die Konsequenzen, die die jeweilige Anforderung haben könnte. Schreiben Sie zu jeder Aussage eine kurze Erläuterung.
a) Die Korrespondenz ist ein (schriftlicher) Informationsaustausch zwischen Menschen. Sie übermittelt Botschaften und persönliche Eindrücke.
b) Die Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens ist ein wesentlicher Kostenfaktor, der unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten mit möglichst geringem Aufwand zu betreiben ist. Standardvordrucke sind aus diesem Grund bevorzugt zu verwenden.
c) Ein schön gestalteter, ansprechend formulierter Geschäftsbrief ist ein wirkungsvolles Aushängeschild des Unternehmens.
d) Jedes Schriftstück kann in Streitfällen als Beweismittel dienen. Eine korrekte Geschäftskorrespondenz verlangt daher gründliche Sachkenntnisse und klare, eindeutige Ausdrucksweise.
e) Es kommt im kaufmännischen Schriftverkehr hauptsächlich auf die Sachbezüge an; die äußere Form ist nebensächlich, ja sogar störend, weil sie von der eigentlichen Sache ablenkt.
3. Eine E-Mail ist schnell geschrieben und noch schneller per Mausklick in die weite Welt verschickt. Das bringt Vorteile, birgt aber auch Risiken in sich. Nennen Sie jeweils drei Vorzüge der elektronischen Post und drei Nachteile im Sinne einer korrekten Geschäftskorrespondenz.
4. Versetzen Sie sich in die Situation, wie sie in der Einleitung zu diesem Lernheft beschrieben wurde: Sie sitzen im Büro, sind zuständig für die eingehende Post und erhalten die merkwürde E-Mail eines gewissen „Kaminski“:
Von: jkr@aol.com
An: KMC Corporation
Betreff: Software
Hi,
brauche dringend neue Buchhaltungs-Software. Lieferung 274 von 04-07 ist defekt, werde die Rechnung nicht zahlen, bis Ersatz da ist.
MfG
Kaminski
Sie können mit dieser E-Mail wenig anfangen; kennen „Kaminski“ nicht, wissen nicht, was er oder sie eigentlich will oder für wen diese Information überhaupt bestimmt ist. Vielleicht sogar ein Irrläufer? Das einzige, was Sie wissen ist: Die Firma, für die Sie arbeiten, heißt KMC Corporation und stellt tatsächlich Software für die Buchhaltung her und vertreibt sie auch.
Schreiben Sie eine E-Mail an „Kaminiski“ zurück; versuchen Sie der Sache auf den Grund zu gehen. Schreiben Sie die E-Mail unter Berücksichtigung der allgemeinen Gestaltungsgrundsätze von DIN 5008.
[Ein technischer Hinweis: Sie können diese E-Mail natürlich nicht wirklich über das Datennetz verschicken, denn die oder der „Kaminski“ in unserem Fall existiert nur in der Vorstellung. Es geht bei dieser Aufgabe darum, den Inhalt und die Form eines E-Mail-Textes richtig umzusetzen.]
5. Sie erhalten eine handschriftlich geschriebene Textvorlage, die Sie in einen einwandfreien Geschäftsbrief übernehmen sollen. Leider strotzt der Text voller Fehler. Diese müssen Sie natürlich korrigieren. Tun Sie es! Schreiben Sie den Brieftext im Original entsprechend der neuen deutschen Rechtschreibung und unter Berücksichtigung der Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung (DIN 5008). Sie dürfen gerne einen Rechtschreib-Duden zuhilfe nehmen.
Betr.: Ihre Bestellung über Pendellleuchten
Sehr geherte Damen und Herren!
Über ihre Bestellung haben wir uns gefreut. Wir danken ihnen für Ihren Auftrag. In den nächsten Tagen, voraussichtlich über Morgen nachmittag, erhalten sie: 20 Pendelleuchten #550, 147.50 Euro je Stück = 2950.00 Euro; 20 Pendelleuchten #680, 75.00 Euro je Stück = 1500.00 Euro
Unser Lkw liefert Ihnen diese Leuchten freihaus.
Wir versichern Ihnen, das wir ihren Auftrag sorgfältig und gewißenhaft ausführen.
Mit freundlichen Grüssen
Lampenfabrik
Glühwürmchen & Co.

6. Nehmen Sie bitte ein leeres Blatt Papier im DIN A4-Format zur Hand. Schreiben Sie einen normgerechten Brief, der den Anforderungen einer modernen Geschäftskorrespondenz entspricht. Verwenden Sie bitte die neue deutsche Rechtschreibung. Beachten Sie dabei ebenfalls:
a) die korrekte Einteilung eines Briefbogens DIN A4 (nach DIN 676) sowie
b) die in DIN 5008 festgelegten Schreib- und Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung.
Folgender Sachverhalt sei vorgegeben: Sie schreiben im Auftrag der Firma „Immobilien Haus & mehr“, deren Büroangestellte(r) Sie sind. Der Brief geht an neue Kunden, Prof. Dr. Hans Kronbauer und seine Ehefrau Veronika, Zeppelinstr. 7, in 50667 Köln, die sich für ein Grundstück in Frankenhausen interessieren. Sie teilen die wichtigsten Informationen mit (Größe des Grundstücks 400 qm; unbebaut; Hanglage, Grundstückspreis: 37.500,00 EUR) und fügen dem Schreiben eine Lageskizze bei. Sie bieten Alternativen an (Grundstücke in Gelnhausen und Kranichstein). Sie bieten einen Gesprächstermin an.
[Hinweis: Es geht bei dieser Aufgabe weniger um einen sachlich richtigen Inhalt, als vielmehr darum, dass Sie den Briefbogen normgerecht gestalten, alle wesentlichen Bestandteile berücksichtigen und das Blatt Papier „richtig“ beschriften. Namen, Datum und Ortsangaben können Sie dabei frei erfinden.
7. Nehmen Sie bitte einen Standardbriefumschlag (ohne Fenster) zur Hand im Format DL. Teilen Sie die Aufschriftenseite ein in Freimachzone, Lesezone und Codierzone.
Beschriften Sie diesen Briefumschlag mit einem erdachten Absender (Sie können Ihren eigenen verwenden) und adressieren Sie ihn an Dipl.-Ing. Fritz Müller persönlich, Architekturbüro Planer, in der Seewiesenstr. 32, in 86169 Augsburg. Der Brief soll dem Empfänger persönlich ausgehändigt werden; Sie möchten gerne eine Bestätigung hierfür zurückerhalten.
[Hinweis: Wenn Sie keinen Briefumschlag im DL-Format vorliegen haben und diesen beschriftet mit Ihren Einsendeaufgaben einreichen, so skizzieren Sie einfach das DL-Format auf einem Blatt Papier und schreiben dort hinein die gewünschten Angaben.]
8. Sie sind für die Postbearbeitung in einem kleineren Unternehmen zuständig. Die Urlaubszeit naht. Ihre Chefin bittet Sie, für einen Kollegen, der Sie während Ihres Urlaubs vertreten soll, eine Liste mit den Punkten zu erstellen, die bei der Bearbeitung eingehender wie ausgehender Post zu beachten sind. Schreiben Sie diese Liste; denken Sie dabei auch an die elektronische Post.
9. Das Büro einer mittleren Firma zieht im Oktober 2011 in kleinere Räume um. Sie werden beauftragt, die vorhandenen Schriftstücke der letzten Jahrzehnte daraufhin durchzusehen, ob sie mit umgezogen werden müssen oder vernichtet werden dürfen. Prüfen Sie, ob für das genannte Schriftgut eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist besteht und wenn ja, wie lange. Eine betriebliche Regelung, die über die gesetzlichen Fristen hinausgeht, gibt es nicht. Danach entscheiden Sie, ob die Schriftstücke mit in die neuen Räume genommen werden oder nicht.
a) Eröffnungsbilanz von 2008
b) Bestellkopien von Juni 2010
c) Durchschläge eigener Anfragen ohne Angebotsfolge von März 2009
d) Auftragsbestätigungen aus dem Jahre 2011
e) Messeunterlagen und Berichte, Herbst 2010
f) Lieferscheine von August 2008
g) Geschäftsbericht von 2009
h) Werbeprospekte, Frühjahr 2011
i) Inventurverzeichnis 2010
j) Jahresabschluss vom 31.12.2009

10. Nachdem Sie die Aufgabe mit den Aufbewahrungsfristen so gut gemeistert haben, bittet Sie der Chef doch gleich noch, die großen Ablagestabel im Büro vor dem geplanten Umzug zu sortieren und zu registrieren – und am besten gleich in passende Behälter zu abzuheften bzw. abzulegen. Na, dann mal los! Notieren Sie, welches Schriftgut Sie nach welchem Ordnungssystem sortieren und in welches Ablagesystem Sie es tun werden.
a) Lieferscheine der Lieferanten
b) Personalunterlagen von Praktikanten
c) Warenzettel eigener Produkte/Artikel
d) Rechnungskopien Debitoren
e) Bürokataloge