Personalfachkaufleute / mündliche Prüfung (situatives Fachgespräch) IHK - Situationsbezogenes Fachge

Leseprobe: Einführung eines Employee Self Service (ESS) im Personalinformationssystem

Hinweis: Dies ist eine Leseprobe/Auszug des Themas.
Inhaltsverzeichnis

1. Einleitung
2. Theoretische Grundlagen
3. Situations- und Problembeschreibung
4. Lösungsvorschlag
5. Kosten-Nutzen-Analyse
6. Schlussfolgerung

1. Einleitung:

Die Digitalisierung revolutioniert die Personalverwaltung, und Employee Self Service (ESS)-Systeme sind dabei ein Schlüsselinstrument. ESS ermöglicht die Dezentralisierung von Aufgaben wie der Stammdatenpflege und dem Einreichen von Urlaubsanträgen, wodurch die Personalabteilung entlastet und die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert wird (Davenport & Harris, 2017). Trotz ihrer Vorteile sind viele Unternehmen immer noch durch manuelle Prozesse gekennzeichnet, was Ineffizienzen verursacht (Schmidt & Hoffmann, 2018).
Forschungsziel: Diese Arbeit untersucht den Prozess der ESS-Einführung bei der Muster GmbH, analysiert die potenziellen Vorteile und adressiert Risiken sowie Herausforderungen.

2. Theoretische Grundlagen:

ESS und Digitalisierung: ESS-Systeme unterstützen die digitale Transformation im HR-Bereich, indem sie Mitarbeitern ermöglichen, personalbezogene Aufgaben eigenständig zu erledigen. Dies führt zu einer verbesserten Datenqualität und schnelleren Abläufen (Thompson, 2019).
Technologieakzeptanzmodell (TAM): Das TAM-Modell von Davis (1989) erklärt die Akzeptanz von ESS-Systemen basierend auf wahrgenommener Nützlichkeit und Benutzerfreundlichkeit. Für eine erfolgreiche Implementierung sollte das ESS-System als nützlich und benutzerfreundlich wahrgenommen werden (Venkatesh et al., 2003).

3. Situations- und Problembeschreibung:

Die Muster GmbH verzeichnet aufgrund ihrer manuellen Personalprozesse erhebliche Ineffizienzen. Stammdatenpflege und Urlaubsanträge erfolgen derzeit manuell, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig ist. Eine interne Analyse zeigte, dass die Bearbeitung eines Urlaubsantrags im Schnitt 30 Minuten dauert. Vergleichbare Unternehmen, die ESS-Systeme implementiert haben, berichten von erheblichen Effizienzsteigerungen (Meier & Schmitz, 2019).

4. Lösungsvorschlag:

Definition und Funktionsweise: ESS ermöglicht es Mitarbeitern, personalbezogene Daten zu aktualisieren und Anträge selbstständig zu verwalten. Dazu gehören Funktionen wie Stammdatenpflege, Urlaubsanträge und Einsicht in Gehaltsabrechnungen.
Implementierungsstrategie: Ein strukturierter Implementierungsplan, einschließlich Bedarfsanalyse, Systemintegration, Schulung und Rollout, ist essenziell. Durch eine Pilotphase können erste Erfahrungen gesammelt und Optimierungen vorgenommen werden.
Best Practices: Erfolgreiche ESS-Implementierungen betonen klare Kommunikation, benutzerzentriertes Design und effektives Change-Management (Kotter, 2012).

5. Kosten-Nutzen-Analyse:

Implementierungskosten: Die Einführung eines ESS-Systems erfordert anfängliche Investitionen (ca. 138.500 €), die sich durch Einsparungen in der Prozessbearbeitung über fünf Jahre amortisieren.
Erwartete Einsparungen: Durch die Automatisierung und Effizienzsteigerung könnten jährlich etwa 41.600 € eingespart werden. Insgesamt ergibt sich über fünf Jahre eine positive Bilanz, indem die Gesamtkosten durch die Einsparungen überstiegen werden.

6. Schlussfolgerung:

Die Einführung eines ESS-Systems bei der Muster GmbH kann zu einer deutlichen Effizienzsteigerung und verbesserten Mitarbeiterzufriedenheit führen. Trotz der anfänglichen Kosten überwiegen die langfristigen Vorteile in Form von Kosteneinsparungen, erhöhter Mitarbeiterautonomie und verbesserter Datenqualität.
Empfehlungen: Die Umsetzung sollte durch ein strukturiertes Implementierungs- und Change-Management begleitet werden, um Akzeptanz und Erfolg zu sichern.

Literaturverzeichnis (Auszug):

1. Brown, J., & Taylor, M. (2020). Employee Self-Service and HR Automation.
2. Davenport, T. H., & Harris, J. G. (2017). Competing on Analytics: The New Science of Winning.
3. Schmidt, A., & Hoffmann, M. (2018). Effiziente Personalverwaltung durch Self-Service-Systeme.
4. Venkatesh, V., et al. (2003). User Acceptance of Information Technology: Toward a Unified View.