Personalfachkaufleute / mündliche Prüfung (situatives Fachgespräch)

Sehr geehrte Geschäftsleitung,
sie gaben mir den Auftrag ihnen einen Überblick über die Einführung
einer digitalen Personalakte zu geben.
Ich werde hierbei wie folgt vorgehen:
1. Definition elektronische Personalakte
2. Ist Zustand bei cameo Laser GmbH
3. Zielsetzung
4. Vor- und Nachteile
5. Gesetzliche Bestimmungen
6. Beteiligte Personengruppen
7. Kosten-Nutzen-Analyse
8. Fahrplan Einführung
9. Fazit
Zunächst verschaffe ich Ihnen einen Überblick über unseren Ist -
Zustand, erkläre was mit einer elektronischen Personalakte gemeint ist
und definiere deren Zielsetzung.
Danach gehe ich auf die Vor- und Nachteile ein, zeige die KostenNutzen-Analyse anhand von Durchschnittswerten auf und gehe auf die
gesetzlichen Bestimmungen ein.
Im Schlussteil stelle ich die zu beteiligenden Personengruppen dar, gebe
Ihnen ein Beispiel für eine mögliche Art der Einführung und ziehe mein
Fazit.
Unsere Ausgangssituation
1. Wir sind ein mittelständisches XY-Unternehmen mit 150
Mitarbeiter*innen.
2. Wir haben einen Betriebsrat.
3. Derzeit arbeiten 5 Angestellte in unserer Personalabteilung wovon
1 Angestellter ausschließlich mit der Pflege der Akten beschäftigt
ist.
Bevor ich weiter in die Thematik einsteige möchte ich Ihnen den Begriff
der digitalen Personalakte genauer erklären.
Unter einer elektronischen Personalakte versteht man eine Software zur
digitalen Verwaltung mitarbeiterbezogener Dokumente und Bearbeitung
von mitarbeiterbezogenen Daten.
Solche Systeme reichen von der einfachen Digitalisierung bestehender
Dokumente, bis hin zur vollständigen digitalen Verwaltung mittels eines
Personalwirtschaftssystems (z.B. Beurteilung, Entgelt, Urlaub).
Das bedeutet, dass sämtliche Korrespondenz im Personalbereich, also
z.B. Bewerbungsschreiben, Kündigung oder Arbeitszeugnisse, digital
erfasst werden können.
Was möchten wir mit der Einführung für unser Unternehmen bewirken?
Zum einen verbessern und modernisieren wir unsere Arbeitsmethoden,
dies bewirkt dann eine zeitgemäße Personalarbeit, was mit einer
Optimierung der Kosten einhergeht und ganz nebenbei ein Gewinn für
unser Firmenimage ist.
Das leitet mich unmittelbar zu den Vorteilen die eine Umstellung von
Analog zu Digital mit sich bringen werden.
1. An erster Stelle steht natürlich die Kostensenkung. Wir werden
Kosten im Personalbereich einsparen da weniger Personal
benötigt wird. Des Weiteren wird weniger bis kein Lagerraum mehr
benötigt, was uns Mietkosten erspart und neue Kapazitäten für
Raum für unsere Wertschöpfungskette schafft. Ein weiterer hoher
Kostenfaktor, nämlich die Druck- und Papierkosten werden auf ein
Minimum reduziert oder sogar ganz wegfallen.
2. Eine Qualitätssteigerung wird durch die Eingabekontrollen und
ständigen Plausibilitätsprüfungen erreicht. Durch regelmäßige
Abfragen mit Fehlerlisten wird die Qualität unserer Daten
wesentlich erhöht.