1. Fallstudie 1: Planung und Durchführung einer Händlertagung 5
1.1 Fallsituation 1: Projektstart 5
1.1.1 Um erst einmal Klarheit über das neue Projekt zu bekommen, entschließen Sie sich, die grundsätzlichen Merkmale dieses Projekts schriftlich zu notieren. Fällt Ihnen noch ein, welche grundsätzlichen Merkmale ein Projekt nach DIN 69 901 kennzeichnen? Wie können diese Merkmale Ihres Projekts konkret beschrieben werden? 5
1.1.2 Während Sie die Merkmale Ihres Projekts genauer beschreiben, fällt Ihnen ein, dass Projekte im Wesentlichen drei Erfolgsfaktoren bzw. Dimensionen besitzen, die auch als „Magisches Dreieck“ bezeichnet werden. Diese Erfolgsfaktoren sind wechselseitig voneinander abhängig und stehen in gewisser Konkurrenz zueinander. Bitte nennen Sie diese drei Erfolgsfaktoren. 6
1.2 Fallsituation 2: Projektplanung 7
1.2.1 Eines der Ergebnisse des Kick-off-Meetings ist, dass die Hotelorganisation, das Catering und die Organisation der Tagungsstätte des Projekts an getrennte Dienstleister abgeben werden. Die inhaltliche Verantwortung sowie die Kontrolle, Koordination und Steuerung der Tagungsveranstaltung möchten Sie bei TelKo lassen. Wie bezeichnet man die Organisationsform, die hierfür am geeignetsten ist? 7
1.2.2 Einige Tage, nachdem der Vorsitzende des Beirats Sie um die Durchführung der Tagung gebeten hat, meldet er sich bei Ihnen und fragt an, inwiefern Sie bereits eine Planung dafür erarbeitet haben. Sie teilen ihm mit, dass Sie aufgrund der aktuellen Terminsituation bisher noch keine Zeit dafür hatten, sichern ihm aber die prompte Erstellung des Projektplans zu. Erstellen Sie einen Projektplan für die Durchführung der Tagung. Listen Sie dazu die allgemeinen Strukturelemente eines Projektplans auf und konkretisieren Sie diese jeweils inhaltlich mit einigen wichtigen Punkten, welche die Durchführung der Händlertagung betreffen. 8
1.2.3 Aufgrund der aktuellen Personalknappheit überlegen Sie, ob Sie sich nicht in einzelnen Projektphasen durch externe Dienstleister unterstützen lassen. Möglicherweise könnten Sie jedoch auch einige Arbeitsschritte mit Ihrem Team erledigen. Doch welche Arbeitsschritte könnten hierfür infrage kommen? Sie kommen zu dem Schluss, dass Sie hierfür erst einmal das Projekt in Teilschritte (Phasen) zerlegen, um dann zu entscheiden, ob das Projekt als Ganzes oder aber Teile davon an externe Dienstleister vergeben werden sollen. In welche fünf Teilschritte kann das Projekt gegliedert werden? Bitte nennen Sie zu jedem Teilschritt zwei in diesem Schritt anfallende Aufgaben. 10
1.2.4 Nachdem Sie das Projekt in Teilschritte (Phasen) zerlegt haben, ist für Sie klar, dass die Schwerpunkte der Vergabe von Aufgaben an Dritte insbesondere in einer spezifischen Projektphase liegen. In welcher Phase liegt der Schwerpunkt der Unterstützung durch externe Dienstleister? Welche weiteren Phasen sind nur eingeschränkt davon betroffen, welche praktisch gar nicht? 11
2. Fallstudie 2: Typische Probleme bei der Projektrealisierung 12
2.1 Fallsituation 1: Projektrisiken und Projektkrisen 12
2.1.1 Die Krise und der nachfolgende Abbruch des Projekts Herkules hatten mehrere Ursachen. Bitte nennen Sie die wesentlichen Gründe für das Scheitern des Projekts Herkules. 12
2.1.2 Nennen Sie mindestens drei Methoden, die von der Projektleitung des Projekts Herkules hätten eingesetzt werden können, um Risiken und Probleme während der Projektarbeit zu erkennen bzw. zu vermeiden. 13
2.1.3 Stellen Sie sich vor, das Projekt Herkules befindet sich noch am Zeitpunkt des Projektstarts und Sie sind zum Projektleiter dieses Projekts ernannt worden. Welche grundsätzliche Vorgehensweise würden Sie einführen, um mögliche Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu vermeiden? Bitte erörtern Sie kurz die einzelnen Schritte der Vorgehensweise des Risikomanagements. 14
2.2 Fallsituation 2: Rechtliche Konsequenzen 15
2.2.1 Nachdem Sie festgestellt haben, dass Pflichtverletzungen vorliegen, und der Hausjurist Ihnen diesen Sachverhalt auch bestätigt hat, überlegen Sie, welche der vier gesetzlichen Möglichkeiten, die Ihnen grundsätzlich offen stehen, um auf die Pflichtverletzungen der Protec GmbH zu reagieren, Sie wählen. Bitte nennen Sie die vier gesetzlichen Möglichkeiten auf vertragliche Pflichtverletzungen zu reagieren. 15
2.2.2 Wie hätten Sie diese Situation vermeiden können? Stellen Sie mindestens vier Ideen vor. 16
2.2.3 Die Protec GmbH legt dar, dass ihrer Meinung nach die Qualität in Ordnung sei. Welche Möglichkeiten zu reagieren haben Sie? Beschreiben Sie die Möglichkeiten und empfehlen Sie eine mit Begründung. 17
3. Fallstudie 3: Die Einführung einer Projektmanagementorganisation 18
3.1 Fallsituation 1: Voraussetzungen und Ablauf 18
3.1.1 Herr Neukamm, der Vorsitzende der Geschäftsführung, bittet Sie als erstes, einen „Fahrplan“ für die Einführung einer Projektmanagementorganisation aufzustellen. Er lässt Ihnen gegenüber durchblicken, dass er diese Informationen gerne spätestens am nächsten Tage hätte, um besser für das Gesellschaftertreffen gerüstet zu sein. Selbstverständlich sagen Sie ihm dies zu. Welche Vorgehensweise für einen Implementationsplan schlagen Sie Herrn Neukamm vor und welche wesentlichen Aufgaben stehen in der jeweiligen Phase an? Nennen Sie die für die Vorgehensweise relevanten Schritte und pro Schritt jeweils zwei Fragestellungen oder Aufgaben. 18
3.1.2 Sie haben einen hervorragenden Eindruck bei Herrn Neukamm hinterlassen. Er will Sie daher unbedingt als Projektleiter für das Projekt „Einführung einer Projektmanagementorganisation“ bei N&F haben. Sie nehmen diese Herausforderung an und stürzen sich gleich in Ihre neue Arbeit. Selbstverständlich haben Sie daran gedacht, dass die für das Projekt relevanten Kommunikationssysteme festzulegen sind. Neben den Möglichkeiten, sich über elektronisch basierte Kommunikationssysteme auszutauschen, legen Sie Wert darauf, dass sich das Projektteam einmal in der Woche zu einem festen Termin trifft und die anstehenden Themen bespricht. Wie bezeichnet man diese Art der Projektsitzung und welche Elemente sollte eine derartige Projektsitzung auf jeden Fall enthalten? Nennen Sie mindestens vier der wesentlichen Elemente. 20
3.1.3 Bei Organisationsprojekten ist der Mensch meist stärker als bei anderen Projektarten in die Projekte integriert und somit auch einer der kritischsten Faktoren für das Gelingen der Projekte im Gegensatz zu anderen Projekttypen. Im Vordergrund der Risikoanalyse sollten daher die personellen Aspekte stehen. Dies beinhaltet sowohl die Betrachtung der von der Organisationsmaßnahme betroffenen Personen als auch die das Projekt durchführenden Personen. Welche Aktivitäten sollten Sie begleitend zur Einführung der Projektmanagementorganisation durchführen, um die personellen Voraussetzungen für eine bestmögliche Einführung zu gewährleisten? 21
3.2 Fallsituation 2: Projektplanung 22
3.2.1 In dem nächsten Schritt legen Sie zunächst eine Projektsteuerungsdatei an. Welche Informationen sind zur Projektsteuerung mindestens notwendig? 22
3.3 Fallsituation 3: Multiprojektmanagement 23
3.3.1 Eine der besonderen Herausforderungen bei der Einführung einer Projektmanagementorganisation ist die Schaffung einer Struktur zur Bewältigung mehrerer zeitgleich ablaufender und sich gegenseitig beeinflussender Projekte. Diese Form des Projektmanagements heißt Multiprojektmanagement. Welchen Sinn und Zweck hat der Einsatz eines Multiprojektmanagements bei N&F? Bitte nennen Sie vier Punkte, die der Einsatz von Multiprojektmanagement zum Ziel hat. 23
3.3.2 Herr Neukamm spricht Sie an. Er hat mehrere Angebote für Aufträge vorliegen, die alle Projektcharakter haben und die Unternehmensressourcen für längere Zeit binden. Er überlegt mit Ihnen gemeinsam, wie hier eine optimale Entscheidung getroffen werden kann, welche Projekte er annehmen soll und welche nicht. Bitte zeichnen Sie die Projekte (Position) in das Projektportfolio ein und nennen Sie die zwei Projekte, die Herr Neukamm realisieren wird. 24
4. Fallsituation 4: Finanzierung und Controlling 25
4.1 Herr Fechner hat noch eine Frage an Sie und bittet Sie daher in sein Büro. Sie kommen der Aufforderung nach und sind ganz gespannt, welche Aufgabe Sie dort erwartet. Herr Fechner macht sich schon seit geraumer Zeit Gedanken darüber, wie er die anstehenden Projekte steuern und kontrollieren kann. Auf einer Controllingveranstaltung hat ein Referent etwas über den kybernetischen Regelkreis im Controlling berichtet. Herr Fechner gesteht Ihnen gegenüber ein, dass er diesen Begriff nicht kennt, und fragt Sie, ob Sie ihm dieses Regelkreismodell erklären könnten. Nach anfänglicher Skepsis ist Ihnen zum Glück die Darstellung des Regelkreismodells wieder eingefallen. Sie greifen zu einem Stück Papier und einem Stift, und während Sie ihm die Funktionsweise erklären, malen Sie Herrn Fechner das Regelkreismodell auf. Bitte zeichnen Sie das Regelkreismodell und beschriften Sie die relevanten Stellgrößen. 25
4.2 Um die Einführung der Projektmanagementorganisation durchzuführen, muss die Finanzierung geregelt werden. Der zweite Geschäftsführer, Herr Fechner, bittet Sie um Ihre Hilfe und Unterstützung, da Ihr Beratungshaus umfangreiche Erfahrungen mit vergleichbaren Projekten hat, die er selbstverständlich nutzen möchte. Er möchte von Ihnen wissen, wie er dieses Projekt grundsätzlich budgetieren soll. Welche Methoden stehen Herrn Fechner prinzipiell zur Verfügung und welche Methode werden Sie Herrn Fechner empfehlen? 26
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