BEMA 3B-XX1-K02

1. Die Organisation der Erlkönig Brauerei GmbH ist im Heft beschrieben. Auch die Teamzusammensetzung für das Projekt „Tag der offenen Tür“. a) Verbinden Sie die grundsätzliche Organisation der Erlkönig Brauerei und das Projektteam in einem Organigramm. Legen Sie dafür das Prinzip der Matrixorganisation zugrunde. b) Beschreiben Sie die Problematik der Matrixorganisation mit Hilfe der Stichwörter „Projektverantwortung“, „Weisungsbefugnis“ und „Disziplinarische Vorgesetzte“ am Beispiel der Erlkönig Brauerei und dem Projektteam. c) Der Geschäftsführer und die Kaufmännische Leiterin sind „Auftraggeber“ des Projekts. Welches Problem ergibt sich daraus aus organisatorischer Sicht? d) Herr Pfleiderer als Leiter der Herstellung ist Teamleiter. Beurteilen Sie das bitte im Hinblick auf die Ziele des Tages der offenen Tür.

2. Der Tag der offenen Tür soll in acht Monaten stattfinden. Im Rahmen der Projektsteuerung sollten verschiedene Instrumente eingesetzt werden. Ein wichtiges Instrument das Setzen von Meilensteinen. a) Erläuter Sie den Begriff „Meilenstein“ und die Bedeutung des Setzens von Meilensteinen. b) Angenommen, der Tag der offenen Tür soll auch durch eine Pressekonferenz bekannt gemacht werden. Die Pressekonferenz soll auch dazu dienen, das Unternehmen Erlkönig Brauerei und seine aktuellen Unternehmensaktivitäten in der Öffentlichkeit vorzustellen. Überlegen Sie, was für die Vorbereitung und Durchführung einer Pressekonferenz erforderlich ist, erstellen Sie eine Liste mit Einzeltätigkeiten und setzen Sie entsprechende Meilensteine.
c) Zu der Projektsteuerung gehört auch die Überwachung der Ressourcen. Für die Teammitglieder sind in den acht Monaten bis zum Tag der offenen Tür 65 Stunden Einsatz für das Projekt vorgesehen. Begründen Sie, warum die Zahl der Stunden so präzise angesetzt wird. d) Wie würden Sie als Projektleiter den Stundeneinsatz der einzelnen Mitarbeiter überprüfen?

3. Das Projekt „Tag der offenen Tür“ soll aus verschiedenen Gründen ausführlich dokumentiert werden. a) Das Projektteam führt, wenn die Informationen innerhalb der Projektgruppe weitergegeben werden, eine so genannte „interne Projektdokumentation“ durch. Nennen Sie fünf Beispiele für solche Informationen. b) Welche Informationen sollte das Team nach Außen geben und an wen? (sogenannte „externe Projektdokumentation“). Nennen Sie 5 Beispiele für die Art der Informationen und 2 externe Interessenten. c) Eine Form der Projektdokumentation ist das Projekthandbuch. Erläutern Sie am Beispiel des Tages der offenen Tür 10 Bestandteile des Projekthandbuches. d) Eine weitere Form der Projektdokumentation ist das Reporting. Nennen Sie 10 Aktionen, Formulare usw., die für ein Reporting des Projektes „Tag der offenen Tür“ sinnvoll sind. e) Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten der Dokumentation. Die erste ist eine fest vorgegebene Dokumentation mit einem hierarchischen Aufbau und aufgrund eigener Dokumentationsrichtlinien. Die zweite Möglichkeit ist eine freie Dokumentationsstruktur. Erläutern Sie zu jeder Möglichkeit je einen Vor- und Nachteil.