POD4 Geschäftsprozessgestaltung im Personalwesen

Situationsbeschreibung
In einem Einzelhandelsunternehmen mit ca. 1 200 Angestellten nimmt die Personalent-wicklung einen besonderen Stellenwert ein. Hierzu gibt es eine eigene Abteilung „Per-sonalentwicklung (PE)“, die aus dem PE-Leiter und 5 PE-Mitarbeitern besteht. Die PE organisiert die „Lehrlingsausbildung“ und „Aus- und Weiterbildung“. Die Lehrlingsaus-bildung ist weitestgehend standardisiert und besteht aus Kursen zur Verkaufslehre. Die Kurse sind ausschließlich für die ca. 75Lehrlinge reserviert, die diese Kurse auch durch-laufen müssen. Die Aus- und Weiterbildung steht hingegen allen Mitarbeitern (leitende Angestellte, Vollzeit- und Teilzeitangestellte) offen. Hierzu wird jedes Jahr vom PE-Leiter ein Kursprogramm mit unterschiedlichsten Inhalten zusammengestellt. Das Kurs-programm enthält Schulungen, die sowohl von Mitarbeitern des Unternehmens als auch externen Schulungsanbietern durchgeführt werden. Die Schulungen finden an unter-schiedlichen Orten statt. Die einzelnen Kurse werden von den PE-Mitarbeitern im Datenbanksystem der PE-Abteilung verwaltet. Zu den einzelnen Kursen erstellen die PE-Mitarbeiter einen Schulungskatalog, den alle Angestellten per Hauspost erhalten.Die Kursteilnehmerverwaltung hat folgenden Ablauf: Die Kursteilnahme wird von den Mitarbeitern selbst initiiert. Ein Mitarbeiter sucht einen Kurs aus dem Schulungskatalog aus und holt gegebenenfalls zusätzliche telefonische Informationen von einem PE-Mit-arbeiter ein. Die Schulung muss er sich von seinem Vorgesetzten genehmigen lassen, indem er eine formlose Kursanmeldung erstellt und diese von seinem Vorgesetzten unter-zeichnen lässt. Die unterzeichnete Anmeldung schickt er per Hauspost an die PE. Dort wird die Anmeldung von einem PE-Mitarbeiter auf formale und sachliche Richtigkeit geprüft. Im Falle eines Fehlers wird die Anmeldung zurückgeschickt, mit der Bitte, die falschen oder fehlenden Daten zu korrigieren. Bei einer fehlerfreien Anmeldung wird überprüft, ob der Kurs noch freie Plätze hat. Falls ja, wird die Anmeldung im Datenbanksystem erfasst und im Textverarbeitungssystem eine Anmeldebestätigung erstellt. Ist der Kurs bereits belegt, wird der Kursinteressent im Datenbanksystem auf die Warte-liste gesetzt und eine entsprechende Mitteilung im Textverarbeitungssystem erstellt. Anmeldebestätigung bzw. Wartelistenmitteilung werden an den PE-Leiter zur Unter-schrift weitergeleitet. Das unterschriebene Dokument wird dann vom PE-Mitarbeiter verschickt. Im Falle einer Kursabsage durch einen Mitarbeiter (telefonisch oder schrift-lich) löscht der PE-Mitarbeiter die Anmeldung im Datenbanksystem und füllt den Kurs mit dem nächsten Kandidaten der Warteliste. Für den absagenden Mitarbeiter und den von der Warteliste Nachrückenden erstellt der PE-Mitarbeiter ein Bestätigungs- bzw. Mitteilungsschreiben mithilfe eines Textverarbeitungssystems. Beide Schreiben werden dem PE-Leiter zur Unterschrift vorgelegt und die unterschriebenen Dokumente werden vom PE-Mitarbeiter verschickt.Für jeden Angestellten wird in der Personalentwicklung ein sog. Bildungspass geführt, der sämtliche Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen enthält, die er besucht hat. Ein Bildungspass wird in der selbst erstellten Datenbankanwendung über eine Auswertung er-zeugt, die zu einem Mitarbeiter alle Kurse auflistet, zu denen er sich angemeldet hat.Der Erfolg der durchgeführten Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen wird bis jetzt nicht kontrolliert.
1. Definieren Sie unter Bezug auf das geschilderte Unternehmen die im Prozessbereich Personalentwicklung ablaufenden Geschäftsprozesse, indem Sie je Prozess den Kun-den, den Auslöser und das Ergebnis angeben.
2. Erstellen Sie für den Istablauf der Kursteilnehmerverwaltung ein Vorgangsketten-diagramm (VKD) und erläutern Sie die darin erkennbaren Schwachstellen.
3. Angenommen, die Aus- und Weiterbildung ist mit folgenden Problemen behaftet:•Mehr als ein Drittel der Angestellten hat noch nie Aus- und Weiterbildungs-veranstaltungen besucht.•Fast 70% der Angestellten wissen nicht, welche Kurse für sie angebracht sind.•Ca. 40% der Kursteilnehmer finden, dass die Kursinhalte nicht an den aktuellen Bedürfnissen ausgerichtet sind und mit den Aufgaben ihres Arbeitsplatzes nichts zu tun haben.
a)Erläutern Sie, inwieweit diese Probleme auf existierende und nicht existie-rende Schnittstellen in den geschilderten Prozessen zurückzuführen sind. Geben Sie hierzu je Schnittstelle die Kunden-Lieferanten-Beziehung, den zugehörigen Prozess und das Verbesserungspotenzial an.
b)Erläutern Sie, inwieweit diese Probleme auf nicht vorhandene Potenziale zurückführbar sind.
4. Wie lässt sich ohne eine Kundenbefragung die Qualität der Prozesse der PE messen? Beurteilen Sie die verwendete Kennzahl hinsichtlich ihres Bezugs zur „Qualität“ kritisch.
5. Wie lässt sich mithilfe einer Kundenbefragung die Qualität der Prozesse der PE messen? Erläutern Sie, welche Kennzahlen Sie für die „Qualität“ vorsehen, und zeigen Sie auf, wie Sie die Kennzahlen ermitteln.
6. Wie ist vorzugehen, wenn die in der Aufgabe 2 und 3 ermittelten Schwachstellen abgebaut werden sollen? Gehen Sie insbesondere auf alle Maßnahmen ein, die im Zuge des Veränderungsmanagements erforderlich sind, und auf die Bedeutung der in Aufgabe 4 und 5 diskutierten Qualitätskennzahlen.